組織作りに悩んでいる企業も多いのではないでしょうか？
組織作りは難しく、一体どうすれば強い組織を構成できるのか知りたい方も多いと思います。
この記事では組織作りに関して皆さんが気になる情報をまとめていきます。
〈目次〉
1.組織作りの目的とは？
2.組織作りの基本原則
3.強い組織の5つの条件
4.強い組織を作るための6つのポイント1.組織作りの目的とは？
組織作りとは、具体的に言うと組織の文化や骨組み、人事システムなどを構築し、会社の中が上手く機能するよう人を動かすための仕組みを作ることです。
例えば組織の文化を作ることで自社の価値観を従業員に浸透させ集団をまとめたり、人事システムを構築して働きやすい職場を整備したりするのが組織作りの役割です。
組織作りは、会社が発展していくために欠かせない業務であり、定期的に組織が機能しているか見直さなければならない課題なのです。
そんな組織作りの目的を一言で表すと、従業員を動かすことを意味します。
従業員は会社にとって大切な経営資源の1つです。もし従業員がバラバラの方向を目指していたら、足並みがそろわずチームの統率が取れません。
つまり、従業員が会社の目指す方向と同じところを向き、チームで努力し成長しながら発展できるよう環境を整備することが組織作りの目的なのです。
そして、組織作りにより、強い組織の実現が可能です。
組織を構成する従業員の目的意識がバラバラだと、組織がまとまらずチームで成果を出すことができません。
組織作りに取り組み、組織と従業員の目的や理念をリンクさせることで、組織と従業員一人ひとりが良い影響を与え、お互いに成長しあえる関係性を築け、組織が強くなっていきます。
ここで言う強い組織とは、すべての従業員が同じ目標を目指し、円滑に行動する組織のことです。
例えば、会社の目標や理念、自身の役割を理解できている状態で、業務を行い成果を上げることを指します。
目標や理念の認識がそろっていると、従業員同士がお互いを仲間と意識でき、信頼関係が生まれやすいです。
コミュニケーションが活発となり、刺激し合うことでスキルもアップするでしょう。
組織が強くなれば、内部変化はもちろん外部の変化にも素早く対応でき、強い組織を構築し続けることが可能になるのです。
2.組織作りの基本原則
組織作りには、5つの基本原則が存在します。
では、組織作りに大切な基本原則を5つ解説します。
①専門家の原則
組織作りの基本原則の1つ目は、専門家の原則です。
専門化の原則とは、組織の中で仕事を分業し、決められた役割に専門特化することで、組織の生産性が上がるとする原則のことです。
専門分野に特化することで、その分野だけを習熟すればよいので、スキルの向上が容易くなるというメリットがあります。
また、個人の役割が明確になり成果が明確になりやすいため、成果に対する責任意識が高まることも期待できます。
②権限責任一致の原則
組織作りの基本原則の2つ目は、権限責任一致の原則です。
権限責任一致の原則とは、役割に与えられる権限の大きさは、責任と同じ量でなくてはいけないという原則です。
責任を果たすための権限が十分に無かった場合、責任者は重すぎる期待値に押しつぶされてモチベーションが低下します。
また、責任に対して権限が大きすぎても、職権乱用や資源の無駄遣いなどの可能性が見込まれます。
このように権限と責任の不一致には多大なデメリットがあるため、権限と責任の大きさは同じにする必要があります。
③統制範囲の原則
組織作りの基本原則の3つ目は、統制範囲の原則です。
統制範囲の原則とは、1人の管理者が直接的に管理できる部下の人数には限界があるという原則です。
一般的には1人が管理できる人数は5人から10人程度と言われており、これを超えると管理効率が低下します。
管理人数が多すぎるとメンバーの工数管理が困難になり、ミスしてしまった時もカバーに回りづらいため、業務に支障が出ないように組織の階層構造を調整することが大切です。
④令統一性の原則
組織作りの基本原則の4つ目は、令統一性の原則です。
令統一性の原則とは、業務において、常に一人の上司から命令を発信すべきであるという原則です。
組織の中で複数の担当者から指示が出ると現場は混乱してしまい、生産性が低下してしまいます。
したがって、指示を出す担当者は1人に統一することが大切です。
⑤権限委譲の原則
組織作りの基本原則の5つ目は、権限委譲の原則です。
権限委譲の原則とは、定型化された業務の処理は部下に委譲し、上司は非定型業務に専念すべきという原則です。
ただ任せればいいというわけではなく、権限を委譲する際には多大なる注意が必要です。
まず、業務の内容や目標に明確化することが大切です。
曖昧なまま進めてしまうと、成果が上がらないどころか反省の際も得るものが少なくなってしまうでしょう。
また、担当者の自主性を尊重することも重要です。
成果が気になって余計な口をはさんでしまえば、担当者のスキルアップは望めず、責任意識も薄れてしまいます。
4.強い組織の5つの条件
組織を強くするためには一体どのような条件が必要なのでしょうか？
強い組織の条件を5つ解説します。
①ビジョンとミッションの浸透
強い組織の条件の1つ目は、ビジョンとミッションの浸透がきちんとなされていることです。
ビジョンは企業が目指す理想の状態を意味しており、ミッションとは企業や組織が活動を行う目的・存在意義のことを意味します。
いくら個の力が強かったとしても、それぞれ行動の方向性が違っていたら組織として成果は出ません。
したがって、メンバーに組織の指針であるビジョンとミッションを浸透させることによって同じベクトルを向いて動いていく必要があります。
②組織の目標の共有
強い組織の条件の2つ目は、組織の目標が共有されていることです。
これまでビジョンとミッションを浸透させることで大枠の方向性を固められることを述べましたが、それだけでは漠然としており具体的な行動に落とし込めていないため、組織目標を共有することが大切です。
組織目標が共有されていれば、各グループ、部署、個人に至るまで組織目標から分解して自分が今すべきことが明確になり業務が進みやすくなります。
逆に目標が共有されていなければ、組織のモチベーション低下にもつながるので、組織の目標の共有はとても重要なのです。
③人事業務の体系化
強い組織の条件の3つ目は、人事業務の体系化がなされていることです。
人事とは、企業その他の団体や組織における職員の処遇などの決定に関する業務を指し、人材に対する決定を下すのがその業務の中身となっています。
主に採用、教育、労務、評価が具体的な仕事内容となっていますが、これが仕組み化されていなければ、評価者である人事や各マネージャーの主観で人材の処遇が決まってしまうのです。
そんな会社で働きたいとは思いませんよね？
したがって、人材の採用や定着を望むのであれば、これらの人事業務を客観的な指標に基づいて構築する必要があるのです。
④適切な育成計画の実施
強い組織の条件の4つ目は、人材育成が適切に行われていることです。
強い組織をつくるためには、個人の成長も欠かせない要素の1つです。
企業の成長に貢献するのはもちろんのこと、従業員が成長実感を得ることで退職のリスクが減ることにもつながります。
そのためには、育成の仕組みを体系化することが大切です。
ここで注意点として述べておきたいのは、人材育成は教える⇒育つの簡単な関係ではないということです。
メンバーは個々で特性や価値観、モチベーションなどがバラバラなため、その教え方や頻度が重要となってきます。
定期的にメンバーの状況を把握し、それぞれに合った育成を施す必要があるでしょう。
⑤リーダーシップ力の育成
強い組織の条件の5つ目は、リーダシップ力が育まれていることです。
リーダシップとは、主体性をもって周囲のパフォーマンスを最大化させながら目標達成を実現する能力のことを指します。
ここで定義するリーダーシップを持つ個の集合体がチームになれば企業が成長していくのは言うまでもありません。
また、この時意識すべきことは2点あります。
1つ目は、主体性を育てるために、権限を委任してあげることです。
組織の中の小さなグループでもいいので任せてあげることで、責任感が生まれます。
また、誰にも介入されず物事を決定する権利を手にすることで主体性が育まれるでしょう。
2つ目は、1つ目の目標達成を上司がフィードバックや助言をすることです。
主体性＝成功ではないため、誤った判断を下すこともあるでしょう。
その時にサポートする存在がいれば、目標達成の確度は高まり、達成したときにリーダーとしての自信を得られるでしょう。
リーダシップ力が育まれているかどうかも、強い組織を構築する上で重要な要素なのです。
また、組織作りで悩みを抱えているなら、FYSがおすすめです！
人材育成のプロであるFYSなら、組織作りに対して、具体的にどのような教育をすれば成功できるのか、解決することができます。
次期幹部育成、管理職育成、部下育成でお悩みの方はぜひ一度相談してみるのをおすすめします！
5.強い組織を作るための6つのポイント
では、強い組織を作るためのポイントを6つ解説します。
①コミュニケーションの習慣化
強い組織作りを実現するポイントとして、従業員の目線に立ったコミュニケーションを習慣化することです。
理念や行動規範の浸透や目標の共有は、伝える手段を問わないならば、理解は得られても納得感は生まれません。
したがって、常に従業員の目線に立って理解してもらえるようなコミュニケーションをとらなければなりません。
具体的な施策として、各チームの管理者がメンバーに対して定期的に1on1を行うという手段があります。
1対1で業務を振り返りながら目標数値を共有することで、メンバーに当事者意識が生まれますし、キャリアの相談に乗ることで、企業理念・行動規範とメンバーの価値観とのすり合わせが行えるでしょう。
②人事評価制度の構築と可視化
強い組織を作るポイントとして、人事評価制度を作り、分かりやすくルールを明記することです。
人事評価制度は従業員の待遇に直接関係するため、従業員のモチベーションに大きな影響を与えます。
人事評価制度が古かったり、自社にマッチしていない場合は人事評価制度の見直しから始めましょう。
自社の風土や従業員に合せ、自社に適した人事評価制度を作り、「何をすればどう評価されるか」という基準を可視化してください。
人事評価制度を可視化して、従業員が一人ひとり会社に正しく評価されていると実感できれば、仕事の意義を感じやすくなり、組織の結びつきを強化できます。
③経営計画書と人事評価制度の連動
経営計画書と人事評価制度を連動させることも、強い組織作りを進める上では重要です。
経営計画書とは経営理念、ビジョン、方針、行動指針、経営戦略、売り上げ目標、組織図などを記載する書類を言います。
経営計画書作成の目的は、「経営理念を浸透させる「目標が明確になる」「経営層や会社の価値観をすべての従業員に伝える」の3つです。
経営計画書と人事評価制度を連動させることで、会社の成長と従業員の成長が結びつき、片方が成長すればもう片方も成長できる仕組みを作り出すのに役立ちます。
人事評価制度を構築するときは、経営計画書と連動するように設計し、適切に従業員を評価できる環境整備を意識しましょう。
④長期的な視点
長期的な視点を持つことも重要です。
会社が成長するためにはある程度の時間がかかります。掲げた目標を達成するには会社が成長しなくてはなりません。
長期的に組織を強くし、目標達成していこうという意識が会社を大きくします。
数年後、10年後の未来を見据えて、どのような会社になりたいか目指す方向を決めて組織作りをしましょう。
⑤人材育成の仕組み化
人材育成の仕組み化も、強い組織を作るには有効な手段です。
人材育成を仕組み化する流れは以下の通りです。
・スキルマップと人事評価制度を連動させる
・カリキュラムを作る
・学習方式の決定とリソースの設計
・効果測定の実施
スキルマップとは、職種や階級ごとに業務を棚卸し、いつまでに何をできるようになっておくべきかを表したマップです。
目標が明確になり主体的な行動を促せるメリットがあります。
このスキルマップを人事評価制度と連動させ、人材が育つ環境を作りましょう。
次にカリキュラムを決めて、座学や研修などどのような方法で育成するか、学習方式を決定します。
学習のときに使う教材がリソースです。定期的に効果を測定して、改良を重ねることで、人材育成の仕組みは会社の財産になるでしょう。
他にも、人材育成の仕組み化にともない業務を標準化することで属人的になるのを防ぎ、人事や管理職の負担を軽減できるので、効率良く強い組織を作るのに役立ちます。
⑥リーダーやマネージャーの育成
最後のポイントは、リーダーやマネージャー層の育成です。
強い組織を作るには、部下を育成するリーダーやマネージャーの力が欠かせません。
リーダーを育てる環境や仕組みが整っていないと、候補者にポジションを与えても、期待している効果が得られず挫折するリスクを高めるでしょう。
組織を強くしていくには、部署の従業員を育成・統率するリーダーやマネージャーの役割が重要だと理解し、育成する仕組みを作ることがポイントなのです。
まとめ
この記事では、組織作りに関して「組織作りの目的とは？」「組織作りの基本原則」「強い組織の5つの条件」「強い組織を作るための6つのポイント」の観点から解説しました。
組織作りの目的から強い組織の作り方まで把握して、組織を活性化していくことの難しさとその大切さがわかりました。
良き組織を作って会社が更に発展していけば嬉しい限りです。
